Je bedrijfsverhuizing staat of valt met je voorbereiding. ‘t Is dan ook belangrijk om ruim op voorhand je verhuis tot in de puntjes uit te werken aan de hand van een gedetailleerde bedrijfsverhuis-planning.
Ben je van plan om met je onderneming naar een nieuwe locatie te verhuizen? Volg dan deze handige tips voor een goede bedrijfsverhuis-planning. Je zult merken dat de overtocht naar je nieuwe gebouw van een leien dakje loopt.
Stel een bedrijfsverhuizing-draaiboek op
Net zoals bij een filmproductie vermeld je in een draaiboek de instructies, maar dan voor de verhuis. Wat moet er gebeuren, wanneer moet het gebeuren, en wie is er verantwoordelijk voor de taken?
In een grote onderneming neemt de facility manager het opstellen van zo’n bedrijfsverhuizing-draaiboek meestal voor zich. Deze persoon kent dan wel het reilen en zeilen van het bedrijf, maar is daar toch geen expert in. Kleine bedrijven hebben vaak zelfs helemaal geen facility manager in dienst. In dat geval laat je je bedrijfsverhuis-planning en het draaiboek best over aan een professioneel verhuisbedrijf. Zij weten perfect wat te doen.
Wil jij ook een vlekkeloze bedrijfsverhuizing?
Verhuis je je bedrijf in één keer of in fases?
Een belangrijke vraag die je je op voorhand moet stellen: ga ik mijn bedrijf in één keer verhuizen, of gefaseerd? Hou hier dan ook rekening mee in je bedrijfsverhuis-planning.
In één keer verhuizen heeft als voordeel dat je de activiteiten in je bedrijf slechts eenmalig en voor korte tijd moet pauzeren. Na de verhuis ga je meteen weer op volle toeren aan de slag.
Heb je een groter bedrijf met veel personeel, dan is het niet per se nodig om alles en iedereen ineens te verhuizen. Want als je je afdelingen in fases verhuist, blijft je bedrijf ook tijdens de verhuizing actief.
Leg de data van je bedrijfsverhuizing op tijd vast
Verwittig klanten en personeel over je verhuis
‘t Is vanzelfsprekend dat je je klanten op de hoogte brengt van je zakelijke verhuis. Je wilt niet dat ze voor een gesloten deur staan of niet weten hoe en waar je te contacteren. Maar vergeet niet dat je personeel je bedrijf draaiende houdt. Zorg er dus voor dat zij weten dat er een zakelijke verhuis in het verschiet ligt, en wanneer die plaatsvindt.
Een goed begin is om je medewerkers je bedrijfsverhuis-planning te bezorgen. Weet dan wel dat niet iedereen dit zal lezen. Pak het dus slimmer aan. Organiseer presentaties en vergaderingen waarin je alle collega’s in detail uitlegt wat er te gebeuren staat, wat ze mogen verwachten, welke verantwoordelijkheden ze hebben en wie ze kunnen aanspreken met vragen of suggesties. Misschien komen er wel goede ideeën uit de bus om je verhuisproces te optimaliseren.
Bedrijfsverhuizing aan instanties doorgeven
Breng je energieleverancier, internetprovider, gemeente en andere belangrijke instanties op de hoogte van je verhuis vóórdat je gaat verhuizen. Zij leggen je uit wat je precies moet doen en waar je aan moet denken.
Checklist voor bedrijfsverhuis
Een draaiboek is gemakkelijk om je bedrijfsverhuis voor te bereiden. Maar net vóór de grote dag haal je er best een verhuischecklist bij. Zo zie je niets over het hoofd.
1. Inventaris maken
Een verhuizing is het perfecte moment om op te ruimen. Door de jaren heen heb je in je bedrijf waarschijnlijk heel wat spullen en paperassen verzameld die je eigenlijk niet meer nodig hebt. Voordat je verhuist maak je een inventaris op van alles wat je hebt. Wat weg mag doe je weg, wat moet blijven verhuist mee. Opgeruimd staat netjes.
2. Leg route en parkeerplaats vast
Bepaal op voorhand de route die je neemt voor de bedrijfsverhuizing. Welke weg is het snelste of het gemakkelijkste om een vlotte verhuizing te garanderen? Gebruik je grote verhuiswagens, let er dan op of je overal wel door mag rijden. In steden of dorpskernen mag je niet overal komen met een vrachtwagen.
Zorg er bovendien voor dat er op de verhuisdatum genoeg parkeerplaats is voor de verhuiswagen. Zowel aan je huidige gebouw als aan het nieuwe. Vraag indien nodig aan de gemeente een vergunning zodat je geen boetes krijgt. Wordt de straat ook gebruikt als parking? Plaats dan signalering om de parkeerruimte voor je gebouw vrij te houden. Als je dit allemaal hebt geregeld, kun je je verhuiswagen vlot in- en uitladen en gemakkelijk manoeuvreren.
3. Inboedel slim inpakken
Je hebt je inventaris intussen gemaakt? Goed, dan weet je wat er allemaal mee verhuisd moet worden. Het inpakken kan beginnen.
Maar begin niet zomaar alles in dozen te steken zonder erbij na te denken. Door slim in te pakken bespaar je heel wat ruimte en voorkom je kostelijke schade tijdens de verhuizing. Hou er ook rekening mee dat je je dozen nog op elkaar kunt stapelen. Steek ze dus niet propvol en zorg dat ze niet uitpuilen.
Voor handige inpaktips, lees ons artikel over het slim inpakken voor je verhuis.
4. Elektronica en bekabeling verhuizen
Oké, elektronica hoort ook bij je inboedel. Toch willen we extra aandacht vestigen op de verhuis van je elektronica en bekabeling. Deze zijn namelijk gevoeliger voor de overtocht dan je meubels of papieren.
De kabels van je computers en andere apparatuur zijn soms een wirwar. Neem daarom foto’s van de aansluitingen en ontrafel je kabels. Vervolgens connecteer je je apparaten op je nieuwe locatie op dezelfde manier, maar dan netjes en zonder knopen.
Ook met je elektronica zelf moet je uiterst voorzichtig omspringen. Lees daarom ons artikel over het inpakken en verhuizen van elektronica.
5. Archief verhuizen
Tegenwoordig werken we vooral digitaal en in de cloud. Maar dat neemt niet weg dat er nog altijd stapels papierwerk bestaan. De meeste bedrijven moeten dus ook hun archief mee verhuizen.
Je kan de organisatie van je archiefverhuis overlaten aan je archivaris of aan een team dat zich erin verdiept. Mocht je niemand in dienst hebben die dit op zich kan nemen, besteed het dan uit aan professionele verhuizers.
6. Wees voorzichtig met zware items
Staan er zware machines of meubels in je bedrijf? Wees hier dan extra voorzichtig mee tijdens je verhuis. Zo moet je misschien een koelkast of wasmachine verhuizen? Deze spullen zijn ontzettend delicaat en duur om te verhuizen. Zorg ervoor dat je het geschikte vervoer en materiaal hebt om deze te verhuizen. Ook daar helpt een ervaren verhuisteam je mee.
Zo, je weet nu hoe je moet beginnen aan een grote verhuis. Als controle hou je deze bedrijfsverhuis-planning en -checklist gewoon bij de hand.
Laat je je bedrijfsverhuizing liever over aan vakmensen? Hoeks Verhuizingen staat voor je klaar om alles in goede banen te leiden. Neem vrijblijvend contact met ons op of vraag nu een gratis offerte voor je bedrijfsverhuis.
